Yshopnoosa.com

Hur man skickar ett lösenordsskyddat dokument Via e-post

Hur man skickar ett lösenordsskyddat dokument Via e-post

Skickar ett lösenordsskyddat dokument till någon av e-post tar några förtänksamhet och planering. Ett lösenord-aktiverade dokument bör vara det första steget bland många för total säkerhet. Skicka känsliga uppgifter till personer som du litar på med information, eller till dem som "behöver veta". Välj mottagare klokt, som någon du vet kommer att skydda data och föra det vidare endast till dem som kräver det. Integrera dessa steg som en del av din rutin för att begränsa åtkomst till din privata information.

Instruktioner

1 Skriv ett nytt dokument som innehåller din privata information i ett Word- eller Excel-fil. Alternativt kan du kopiera och klistra in informationen i dokumentet. Kopiera och klistra in genom att markera texten i originaldokumentet, sedan att klicka på "Redigera" i huvudmenyn, följt av "Kopia". I det nya dokumentet, använda musen för att placera markören där du vill att texten ska visas, klicka på "Redigera" och sedan "Klistra in".

2 Spara det dokument du tänker skicka via e-post genom att klicka på "Arkiv" i huvudmenyn och välja "Spara som". En dialogruta visas där du kan ge filen ett namn. Ange ett namn och lägga till mottagarens initialer så du senare enkelt kan identifiera filen lösenordsskyddade.

3 Säkra filen genom att klicka på "Verktyg" i huvudmenyn, sedan "Alternativ" och fliken "Säkerhet". I rutan "Lösenord för att öppna" skriva i ett lösenord och sedan skriva in den igen i den andra rutan kontrollera. Den bästa lösenorden är minst åtta tecken långa och använda en kombination av versaler, gemener, siffror och symboler som du kan lägga till genom att flytta ett av numren från nummer raden på tangentbordet.

4 Skriv ett mail till mottagaren och bifoga dokumentet som innehåller känslig information. Informera mottagaren att dokumentet är lösenordsskyddat och att du kommer att ange lösenordet. Inte skriva lösenordet i samma email som innehåller lösenordsskyddad dokumentet. Ring mottagaren för att ange ett lösenord om du har ett telefonnummer, eller skicka ett separat e-postmeddelande som innehåller lösenordet. Inte ange hur du kommer att kontakta mottagaren och lämnar ämnesraden tom om du skickar ett lösenord via e-post.

5 Ta bort lösenordsskyddade dokument från din dator när du är säker rätt mottagaren har fått hennes kopia. Om mottagaren behöver göra ändringar eller ändra lösenordsskyddad dokumentet, måste du ge instruktioner för att ta bort lösenord; se steg tre.

Tips & varningar

  • För ett extra mått av säkerhet, kan du komprimera ditt lösenord krypterat dokument i en WinRAR eller WinZip fil, som båda kan också lösenord-beskyddat, och skicka den via e-post. Mer information finns i hjälpfilen WinRAR eller WinZip.